Q1. 年商6億円の製粉メーカーです。
ずばり本システムを導入すると、概算でいくらかかりますか?
『費用対効果』が基本です。
商流SMSは、利を生むシステムです。 負の経費と考えての導入検討は、ご遠慮下さい。
商流SMSの導入により、[利用金額 < 利益+削減経費] が判断の分かれ道です。
導入した所で、
「事務員を減らす気がない」「システムをうまく利用した取引方法・取引先開発を検討しない」「システムを利用しない」
これでは、全く無意味です。
導入に際しては、トップを含めて社内一体となった意思統一が必要です。 システムはあくまでも道具です。
『これからは「下請け」を止めて、直接量販店と取引をするぞ!』などの意気込みこそが、何より大切です。
商流SMSは、月額固定式のレンタル方式です。
基本契約期間中に、月額分以上オリジナルの追加開発が発生した場合は、その月数だけシステム利用期間が延長されます。
つまり「追加開発額÷基本契約額=延長月数」余りの端数額は、該当月払いとなります。
あくまでも概算ですが、年商5~10億円規模の事業所さまでしたら、必要な機能を選択して頂く範囲を含めると、
約20万円~MAX30万円/月/1事業所1端末が目安です。 保守料金は、+5万円/月/1事業所です。
但し、商流SMSの基本機能以外のシステムが必要な場合、追加分が必要です。
事務員さん10名の企業なら、必ず、最低でも1/3以下で稼動できるようになります。
[但し]
状況により、アクセスする事業所数や端末の台数、追加開発が必要な機能により、ご利用料金に付加されます。
又、発注機能でスキャナーも必要などの場合、専用のプログラムを組み込み、必要台数をレンタル申し上げます。
端末や事業所数をご案内頂ければ、概略のお見積りをご案内申し上げますので、お気軽にお問い合わせ下さい。
お問い合わせ頂きましても、こちらから決して電話勧誘などは致しませんので、ご安心下さい(^^)
Point★ 比較例で、商流SMS同様のシステムをシステム会社に開発委託すると、リース代金だけで月額数百万円必要です。
Q2. 具体的に、どのような利用コースがありますか?
基下記の一覧をご覧下さい。
① 発注 機能
② 仕入 機能
③ 見積 機能
④ 受注 機能
⑤ 販売 機能 (帳合管理含む)
⑥ 在庫 機能
⑦ 生産 機能
⑧ 経理 機能 (出納管理含む)
⑨ 分析 機能
⑩ 通販 機能 (他事業部展開含む)
1機能5万円の 「スタンダード契約コース (基本半年更新契約)」
6機能以上の 「プレミアム契約コース (基本年更新契約)」
最新の追加機能が全て導入可能な 「プレミアムZ契約コース(年更新契約)」
以上から、必要な機能数を選択して導入できます。
Point★ 導入されるタイプ・仕様により若干料金が異なりますが、事前に綿密な打ち合わせをさせて頂きます。
Point★ 要は、「利用金額」 と 「効果」の選択です。
人手と人件費と手間を掛ければ、ある程度までは処理できますので、判断の分かれ道です。
Q3. 今ある端末や周辺機器が古いので、システム移行時の初期投資が大きくならないか心配です。
ご心配なく!
必要に応じて、弊社所有の端末やドットプリンタなども安価でレンタル申し上げます。
※ 通信(NTT)などの通信費、電気代、実費契約料金は別途必要です。
光通信のインターネット環境下でWindows 7以上のOSを推奨
確実なクリンアップ整備をされたUSED品による安価なハード構成も承ります。
システム会社と異なり、USED品を利用しできるだけ初期投資を抑えた提案もさせて頂きます。
Q4. 発注機能だけなど、必要な機能から導入して、徐々に機能を追加することは可能ですか?
可能です。
必要とされる1機能(5万円/月)からだけでも導入が可能ですので、大変効率的&経済的です。
基本的なVPNルーターの設置などの初期費用は必要です。
端末などもご入用でしたら、ワークステーションモデル(USED)を格安で手配申し上げます。
スキャナーを使った発注機能だけ導入したい…
などのように、既存のシステムでは足りてない機能を1つだけ追加導入して頂くことも可能です。
なんなりとご要望・ご相談をお聞かせ下さい。
Q5. 弊社には事務職の「お局さま」が存在し、彼女にしか分からない経理処理が沢山あり、役員すら叱責できません。
経理処理の汎用化、標準化は可能ですか?
可能です。
本来、難解な経理処理がシステマチックに処理されていれば、そのような事務のプロは発生しませんよね?
事務処理は、細かい処理が沢山集まり、一つのデータとして成立する項目があります。
システムで処理できない項目は、「電卓」と「表計算」と「人の勘ピューター」がフル活躍します。
…当然、その手順に長けたプロが出現します。 それが「職場のお局さま」です。
メーカーの場合、製造や開発や企画の部門にはそのプロは必要ですが、事務には不要ですよね?
帳合処理、分析処理、伝票振り替え処理 … データが基にある業務は全て、システム化可能です。
お気軽に、なんなりとご要望・ご相談をお聞かせ下さい。
Q6. 現在、支店から営業や経理データを本社にFAXで送ってもらい、本社の機関システムに入力集計しています。
支店からデータを直接本社のシステムに打ち込むことは可能ですか?
可能です。
在庫の部門間の問い合わせでもご案内しておりますので、参照下さい。
ご相談のように、ある程度大手のメーカーでも、意外と業務データがリンクされてないケースがあります。
同じデータを二箇所で整理することは、必ず「合わない」と言う結果に結びつきます。
既存のシステム会社にご相談されて、サーバー&クライアント間でのデータ交換が可能になるように依頼しましょう。
商流SMSでも、各支店と本社間の通信状況を調査して、適正なシステムをセットできます。
お気軽に、なんなりとご要望・ご相談をお聞かせ下さい。
Q7. 数ヶ月前の伝票の漏れが発生した場合、データの訂正は可能ですか? また、決算を跨いでも訂正は可能ですか?
訂正可能です。
取引先から伝票内容の訂正などがあっても同じですね。
ご相談のように、仕入れ単価の間違い・納品単価の訂正など、日常茶飯事ですよね?
本システムでは、基本的にデータの確定【更新手続き】をさせていません。
データは無限に収納できますので、税法的に可能な要因であれば決算をまたいでも遡って修正できます。
また【更新を月毎・年次毎に確定】させることも可能です。
いずれにしても、会計ソフトへ出力したデータは、修正該当月から今月まで、会計データを更新して下さい。
Point★ この機能は、御社の会計事務所さまともよくご相談の上、ご利用下さい。
Q8. 取引先の呼び出し、各種伝票の呼び出し、各種データの呼び出し機能は共通していますか?
市販のパッケージソフトのように、画面毎に呼び出し方法が違うと、実運用に手間取ります。
共通しています。
しかも、市販のパッケージソフトソフトのように、単一の検索呼び出しではありません。
顧客の呼び出しを例にすると
【ひらがな検索】【取引先コード検索】【電話検索】【県別検索】【期間検索】などを標準で搭載しています。
データに関しても、
各項目のデータの日付・数値などの【昇順・降順並び替え】も標準で搭載しています。
あらゆる呼び出し機能が同じスタイルで搭載されているので、実運用でもカンタンに呼び出しができるようになります。
Point★ この機能は、導入時に御社の運用に合わせて設置できます。
Q9. 運送会社のドライバーによって誤差が生じるケースがあります。 複数の運賃・配送料金の管理ができますか?
できます!
しかも、運送会社の契約内容に合わせて管理できます。
よく耳にする事例ですね。
伝票入力時に、各運送会社毎の契約運賃立表に基づいた運賃が自動算出されます。
運送会社の運賃の請求と比較して、合致しない部分の訂正を求められるとよいと思います。
Point★ この機能の導入には、各運送会社との運賃契約の立表がエクセル形式で必要となります。
Q10. 実際に導入するとなると、難易度は? また、どの程度の期間や準備が必要なのですか?
現在のシステムの項目の設定内容によります。 最短で3ヶ月、最長で1年近く掛かるケースもあります。
【要点】
● 自社製品・資材/仕入先商品・資材/各帳合先商品/販売先商品が、正しく商品区分(大中小分類)できていますか?
● 自社製品/仕入先商品/各帳合先商品/販売先商品に対して、正しく勘定科目設定できていますか?
● 各商品内容(品番・単価・品名・各種コードなど)が揃っていますか?
● 最多登録項目数が、統一伝票の項目と一致しますか? (空欄可能)
● 棚卸は定期的に確実にできていますか?
● スタート月前には、各残高/各在庫高を正確に合わせられますか?
● 社員登録内容が全て揃っていますか?
● 足りないハード/変更したいハードが正確に把握できていますか?
● 何より、新しいシステムに移行する「意義」が社内で意思統一できていますか?
難易度は、正直申し上げて易しくはありません。
が、上記の基本項目がキチンと揃っていれば、初期登録をどれだけ早く済ませられるか、です。
社内の意思統一もなく、何も揃ってない状況で、一部のリーダーが導入を推進しても必ず失敗します。
また、現行のシステムとの平行稼動期間や、切り替え時期の検討も必要です。
いつまでも過去のデータを追いかけるクセがあると、いつまでたってもダブルシステムとなり、却って非効率となります。
Point★ システムの導入に関してはどんなシステムでも、どの会社さまでも大変なご労力を要されます。
トップの理解や、社内の協力体制がどこまであるかにも左右されますので、事前に十分に協議して下さい。
Q11. 一般的な【リース契約】と商流SMSの【レンタル契約】との違いは何ですか?
契約の基本構想が全く異なります。
【一般的なリース契約の場合】
● リース契約に記載されている内容(ソフト+ハード)は、途中解除不可能です。
● 特にハードは、勝手に入れ替え/追加ができず、リース期間が終了してもリース会社名義のままです。
● リース物件となった時点で、リースアップされたハード+ソフトは、
リース会社が処分しますので、一切手出しできません。
● システム内容も勝手に変更できませんので、固定されてしまいます。
● リース契約条件によっては、各種の保険料金が加算されます。
● リース期間が終了しても使う場合は、再リース契約が必要となります。
【商流SMSのレンタル契約の場合】
● 途中解約が可能です。 ※残期間により、解約費が発生します。
● 新品/USED品関係なくハードの入れ替えは、事前協議によりできます。
● システムの追加/変更が可能で、新しい機能があれば随時追加利用可能です。
● 特に端末の火災保険などの上乗せは不要で、トータルの保守料だけでOKです。
● 追加開発が発生しても、月額の利用料金の変更はなく、期間が延長されるだけです。
● 解約時、契約期間満了時には、ご利用のハードとデータはそのまま残します。
Point★ リース会社に支払う金利は、自社の利益に。
要は、システムに自由度があるか・ないか のお話しです。
Q1. 基本入力項目の桁数など、基本仕様を教えて下さい。
【基本入力項目】
使用する伝票は、統一伝票・ターンアラウンドⅠ型 50項目
【小数点対応】
発注/仕入 (B伝票仕様)
単価・数量は小数点3桁まで対応
(理由 資材の注文/仕入には少数が不可欠)
見積/受注/売上 (C伝票仕様)
整数で対応
(理由 製品としての納品は整数が不可欠) ※ 桁数の変更は可能
※ 下記内容にはシステム会社対策として、公開していない機能や文字配列・文字数・管理コードなどがあります。
No |
項目 |
桁数 |
内容 |
IME |
1 |
社名 |
20 |
半全角 |
ひらがな |
2 |
店名 |
20 |
半全角 |
|
3 |
社・店コード |
12 |
半英数字 |
Disable |
4 |
分類コード |
4 |
半数字 |
Disable |
5 |
伝票区分 |
2 |
半全 |
ひらがな |
6 |
伝票番号 |
6 |
半数字 |
Disable |
7 |
取引先コード |
6 |
半数字 |
Disable |
8 |
取引先名 |
20 |
半全 |
ひらがな |
9 |
発注年 |
2 |
半数字 |
Disable |
10 |
発注月 |
2 |
半数字 |
Disable |
11 |
発注日 |
2 |
半数字 |
Disable |
12 |
納品年 |
2 |
半数字 |
Disable |
13 |
納品月 |
2 |
半数字 |
Disable |
14 |
納品日 |
2 |
半数字 |
Disable |
15 |
便 |
3 |
半英数字 |
Disable |
16 |
A |
|
|
|
17 |
B |
|
|
|
18 |
C |
|
|
|
19 |
D |
8 |
半全 |
ひらがな |
20 |
E |
20 |
半全 |
ひらがな |
21 |
F |
20 |
半全 |
ひらがな |
22 |
G |
20 |
半全 |
ひらがな |
23 |
H |
15 |
半全 |
ひらがな |
24 |
I |
|
半全 |
ひらがな |
25 |
J |
|
半全 |
ひらがな |
26 |
K |
|
半全 |
ひらがな |
27 |
L(本来OCR用だが配送先に利用) |
|
半全 |
ひらがな |
28 |
品名・規格(明細行) |
20 |
半全 |
ひらがな |
29 |
商品コード(明細行) |
13 |
半数字 |
Disable |
30 |
色/入数(明細行) |
6 |
半全 |
ひらがな |
31 |
サイズ/ケース(明細行) |
6 |
半全 |
ひらがな |
32 |
単位(明細行) |
3 |
半全 |
ひらがな |
33 |
数量(明細行) |
7 |
半数字 |
Disable |
34 |
訂正後数量(明細行) |
7 |
半数字 |
Disable |
35 |
引合区分(見積コードがある場合) |
|
|
|
36 |
原単価 |
8 |
半数字 |
Disable |
37 |
原価金額(明細行) |
9 |
半数字 |
Disable |
38 |
原価合計金額 |
9 |
半数字 |
Disable |
39 |
売単価 |
8 |
半数字 |
Disable |
40 |
備考(売価金額) (明細行) |
9 |
半数字 |
Disable |
41 |
売価合計金額 |
9 |
半数字 |
Disable |
42 |
合計数量 |
9 |
半数字 |
Disable |
43 |
訂正後数量 |
7 |
半数字 |
Disable |
44 |
訂正後原価金額合計 |
9 |
半数字 |
Disable |
45 |
訂正後売価金額合計 |
9 |
半数字 |
Disable |
46 |
訂正区分あり |
1 |
半全 |
ひらがな |
47 |
訂正区分なし |
1 |
半全 |
ひらがな |
48 |
実納品年 |
2 |
半数字 |
Disable |
49 |
実納品月 |
2 |
半数字 |
Disable |
50 |
実納品日 |
2 |
半数字 |
Disable |
Q2. 上記の項目以外に、入力時に必要な項目だけが、必要な時だけ表示されるようにできますか?
例えば「帳合先」や「在庫数」や「契約ロット数」や「帳合先情報」や「運賃」など。
お任せください!
できるだけ入力の手間を掛けずに済む極意は、手書きの「メモ帳」を見なくてよいことにすることです。
商流SMSはそれを実現しました!
商流SMSでは、各入力画面で必要とするデータや参考画面を自動でポップアップさせるように仕組んでおります。
リアルタイムな在庫の変動数値だけでなく、これまでメモしていた内容や、ちょっと調べたい情報検索にも大変便利です。
Q3. 他の統一伝票を利用して、各空欄も独自のメモ内容を書き込んで利用していますが、対応可能ですか?
オプションとなりますが、対応可能です。
一番管理項目の多いターンアランド・統一伝票Ⅰ型 50項目を基本に組み込んでおりますので、
ご要望に添った内容にカスタマイズ可能です。
Q4. 統一伝票EDI同様に【自動化】【連動化】に向けた今後の取り組みはありますか?
将来構想はずばり、ネット問屋グループです。
メーカー・問屋を中心とした流通グループが繋がる仕組みを目指します。
SMSは、将来的には、安全なVPN回線又はWebを経由したデータの直接交換を計画しております。
これにより、川上(量販)から川下(末端メーカー)までつながる仕組とし、互いの受・発注の再入力作業を削減します。
当然のことながら、
関係するメーカー・問屋間における伝票レス仕様、
流通BMSへのデータ連動仕様も、今後の課題として検討しております。
大規模なシステム構想は、大手システム会社さんが計画されることで、
我々はあくまでもサプライヤーサイドの視点の考えです。
分相応の範囲で、流通BMSの標準化の拡大に貢献して参りたいと存じます。
Q5. 時折、異なる分類の商品を、一つの伝票にまとめて納品するように指示があるのですが、対応可能ですか?
対応可能です。
「例外設定機能」がありますので、[レ]をすれば、異なる分類の商品でも同一伝票に連続して入力できます。
通常は、指定がある場合は納品先の指定コードを、指定がない場合は自社のコードが適応されます。
分類指定がない場合には「例外設定機能」を使用することで、ひとつの伝票で混載納品に対応することができます。
Q6. 取引先のスーパーから、指定した「商品分類コード」を伝票に印字するように指示されました。
普段は自社用を利用したいので、指定された場合にだけ、カンタンに設定できますか?
できます!
「商品分類コード」ですね? 基本は、自社の商品コードが採用されるように設定しています。
通常は、指定がない場合は自社の分類で納品します。
先方から [店コード] [伝票区分] [納品コード] を指定されると、それに従って納品する必要がありますよね?
Q7. 統一伝票以外に、オリジナル帳票があるのですが、カスタマイズは可能ですか?
可能です。
商流SMSでは「取引先の商品マスタの設定分類コード」を自動適応できるように設定できます。
基本項目は、統一伝票・ターンアラウンドⅠ型から転用します。
追加費用は、月額ご利用料金にプラスまたは、期間を延長してご利用いただけます。
ご利用途中での変更・追加開発が発生した場合、
ご利用料金を改定するか、該当契約期間を延長し、毎月のご利用料金の予算内でご利用頂けるように致します。
過剰な変更や追加開発に就いては、その都度お見積りを申し上げますので、ご安心下さい。
Q8. 繊維メーカーですが、統一伝票に類似した、取引先指定の専用伝票があります。
明細行で、<数量・カラー><数量・カラー><数量・カラー>と3連続しますが、対応できますか?
可能です。
その伝票に類似した<数量・サイズ>が繰り返されるタイプも可能です。
現在は、最大3連続仕様ですが、伝票の物理的な巾が対応できなくなるので限界かと思います。
Q9. 繊維メーカーですが、返品などで赤伝票を使用せず、全て[黒伝票]のみで管理したいのですが、対応できますか?
可能です。イレギュラーですが、運用を含めて対応できます。
本来の赤伝は、返品だけでなくリベートなどの原価訂正にも使用されます。
全てのデータは、伝票区分で判定して処理されます。
運用での利用方法としては、その伝票のワクに「本伝は、マイナス伝票です」と自動で印字もできます。
実処理的には「赤伝」のシャチハタ赤インクで捺印して処理します。
Q1. 市販のパッケージソフトでは、製品単位の仕入・販売が主体です。
【部材の組み合わせ → 【製品】または【混合】が成立しません。解決策はありますか?
はい、あります。
市販のパッケージソフトは、商品を仕入れて、無加工のまま商品を販売する単一取引を想定してプログラムされています。
その仕様のままで対応できない場合は、開発元にカスタマイズを依頼する必要があります。
極論すれば、原材料の組み合わせや、部材組み合わせで製品に仕立てるメーカーは、
市販のパッケージソフトでは対応できません。
問屋さんにしても、組み合わせの商品や、単品混在管理が必要だと同様です。
ましてや、発注単位・発注額・帳合処理・複雑な報告書がからむと…ぜったいムリです。
現場も、バラ売りあり、組み合わせあり…では正確な在庫管理ができませんよね?
詳細はQ2の回答ですが、商流SMSの仕様であれば、いずれのパターンでも対応できます。
例)
①小麦粉 + ② 塩 + ③包装資材 = ④製品うどんA 、⑤製品うどんB 、⑥(④+⑤)セット製品うどんC
分かり易い事例ですが、①~⑥までのそれぞれの正確な在庫から受け払い履歴まで、カンタンに管理できます。
Q2. 「メーカー」と「問屋」では、在庫の管理方法や各種のマスタの管理方法が異なると思うのですが?
おっしゃるとおりです。
1対1の直ルートのみの仕入れ・販売の場合は、市販のパッケージソフトでも十分使えます。
ご質問のとおり、メーカーと製品問屋では、当然管理するマスタ数も在庫設定内容も異なります。
在庫連動と言うのは、『資材』と『製品』の在庫を 『販売』や『在庫計上』と連動させる、と言うことです。
以下に、各パターンの仕様を図式しましたので、参考にして下さい。
御社では、下記の①~③のどのパターンになりますか? ※M=マスタ
● 商品卸の問屋さんの場合は、ほとんどこのパターンです。
● 製造・メーカーさんの場合は、ほとんどこのパターンです。
● 商品の組み合わせ出荷をするメーカーさん・問屋さんの場合は、ほとんどこのパターンです。
Point★ 商流SMSは、管理仕様に合った手順が選択できます。
Q1. 基本となる入力形式は何ですか?
項目が多いようですが、新たに覚えてから使う となると気分が重くなります。
基本項目は、統一伝票「チェーンストアー・ターンアラウンド用1型エコ」の伝票項目です。
正直、初期設定は苦労されると思います。
何故なら、手間と頭で覚えているほぼ全ての業務の内訳を、だれでもが使えるように吐き出すのですから。
それだけに、どれ程までに人の頭と手間に頼っていたのか、が理解できると思います。
苦労はしますが、仕入れも販売も基本の入力画面は、下記の伝票の配列のまま、後々がラクラクです。
市販のパッケージソフトのように項目やメモを見て、アレコレとこまごま再認識せずに、直感で使えます!
上記の入力に必要な参考データや関連画面は、自動ポップアップされますので、メモ要らずの作業が成立します。
この仕様項目の採用理由は、
● 全ての統一伝票の中で最も数多く利用されている点
● 管理項目数が最大と言う点
商品分類・店コード・伝票区分・品名・カラーコード・桁数・単位・単価・備考などが基本です。
空欄部分に代行納品先名や実納品先住所などの備考を印字できます。
オリジナル伝票では、流通業界用途としてはどうしても取引先の制限が出てしまいます。
ご存知のように、伝票を打てるだけの簡易ソフトならば1万円程度でもあります。
→ これにはまると、後処理のド壺にはまります(^^;
Point★ EDI同様に、そのデータを自社システムに正確に反映できるようにできるかどうか」が導入のPointになります。
Q2. システムが変わるとなると、各種のマスタの移行や初期設定は大変です。
どのような補助機能がありますか?
ご心配なく!
取り扱い品目点数が膨大になると、ご心配のようにマスタの移行が大変です。
ましてやこれまでメモで対応していた「帳合」先のマスタともなると頭が痛いと感じられると思います。
そこで、次のような準備作業をお願いすることになります。
① 現在の各マスタの中身の整理 (不要なものはこの際に削除しましょう)
② SMSのマスタ仕様に適合するように、EXCEL形式で配布致しますので、①の内容をコピー登録します
※ 余りにも膨大になる場合は、②までを整えて頂ければ、こちらでセット致します(有償)
③ 整理できた各EXCEL表を基に、各マスタへ登録をします
※ 特に、商品分類は確実に決めておかなければ、後々大変な訂正作業となりますので要注意です。
④ 自社マスタから整え、次に「仕入先関連」、次に「販売先関連」、次に「帳合先関連、と登録します
全てのマスタを全てひとつひとつ登録するのは大変! 確かにそうですね。
でもご心配なく! そこでマスタのコピー機能を搭載しています。
各種の自社マスタ内容は、そのまま仕入先・販売先・帳合先へとコピーできます。
つまり、大量のマスタを設定する際に、コピーポ~ン☆で大変便利です。
例)
仕入先の商品マスタを設定する場合、
自社商品マスタを全コピーし、仕入先内容の単価・品名・品番などに変更すればOKです。
この作業をすることにより、同時に自社マスタと仕入先マスタがデータリンクされます
Point★ 他社のシステムでも、マスタの移行は大変難しい作業の一つです。
それ故に、現状のシステムに余り拘り過ぎると、移行が全くすすみません。
Q3. 【自社マスタ】と【仕入先マスタ】と【販売先マスタ】と【帳合先マスタ】が連動する意味を教えて下さい。
商流SMSの要とも言える機能です。
例えば、複数の取引先から同一商品を仕入れて、自社品番を一つで管理したい場合、どうされますか?
一般のシステムであれば、1対1の構想しかないので管理できません。
ましてや、販売となると取引先ごとに品番も単価も異なりますから、尚の事管理できません。
商流SMSは、自社マスタを中心として「ヤジロベイ」のように左右に振り分けます。
大きくは、「仕入先データ」と「販売先データ」をリンクさせる方式を採用しています。
SMSでは、このような 複数(N) の商品を 自社(1) で管理する機能を
N対1対N と称しています。
この仕組みは、「帳合先」にも連動され、一度の入力で次々とデータリンクします。
つまり、伝票の入力が非常にカンタンに処理できると言う仕組みです。
この仕組みは、「帳合先」にも連動され、一度の入力で次々とデータリンクします。
つまり、伝票の入力が非常にカンタンに処理できると言う仕組みです。
全体のデータ構成はこちらから
Q4. 金額や数量は、少数以下何桁でも対応できますか?
対応しておりますが、「発注/仕入処理」と「受注/販売処理」で異なります。
仕入関連(B伝票仕様) では、単価・数量共に小数点3位まで選択対応
→ 理由は、資材に小数点取引が発生する為
販売関連(C伝票仕様) では、整数での対応
→ 理由は、整数での納品を義務付けている為
統一伝票の場合、単価の上限が10万円の桁までです。
それ以上の単価を入力する必要がある場合は、1/10に落とすなどの処理をします。
商品の単価は、必ず整数になるように、Kgをg換算したり、mをcm換算するなどして整えます。
Q5. 正直、丸秘データを閲覧されないか心配です。 御社からも見えないようにできる機能はありますか?
サポートなしの契約方法があります。
【サポートなし】の場合 … 保守料は「0」円です。
《手順》
● 御社に弊社でプログラム設定をしたサーバを設置致します。
● データは、弊社サーバ(データのバケツ)で保存するか、
常に他の予備にもミラーリング(データコピー)保存するようにします。
● そのサーバのプログラムへのアクセス・セキュリティ解除手順に関しては、対外的な面からも開示できません。
【メリット】
ご案じの部分の、他社からor外部からも一切データを閲覧することはできません。
閲覧できるのは、サーバと直接つながっている閲覧権限のある端末からのみとなります。
【デメリット】
プログラム変更、データ不良、システム不良が発生・発覚した場合でも、保守をしません(できません)。
更新プログラム適応外となり、導入時点でのシステム機能で止まります。
システム不良が発生・発覚しても、遠隔保守ができませんので、その度に特別出張有償費が必要です。
データ不良の場合、正常であった時点に戻し、全て入れ替えるか、書き換えて頂く必要があります。
最悪は、作業を該当日数中断して頂き、弊社で有償修理することになります。
システム保護をしていますので、契約上も他社では修理できません。
《運用上でのセキュリティ》
導入契約前に、守秘義務契約を締結しますが、それでもご心配の場合には、上記の方式を選択下さい。
但し、リスクは事前に十分ご承知下さい。
相手がシステム会社だから、データは見られても良い、と云うレベルの話は論外です。
大手のシステム会社になればなる程、担当も次々代わりますし、
御社から提案された独自の仕組みはどんどん他社に流失します。
社内のデータ閲覧がご心配であれば、
マスタ登録画面や会計出納処理や経営データの画面など、アクセスする画面によりID/パスワードが設定できます。
担当者によっても、職位によってもアクセスできる項目を指定することも可能です。
保守の為に弊社からアクセスした項目を、保守レポートとして開示することも可能です。
※ システム導入時の打ち合わせ時に、お申し出下さい。
Q6. 商流SMSを導入し、運用するには、システムの良く分かる社員が必要ですか?
全く必要ございません。
ついでに、永年勤続の事務所の番頭さんも必要ございません。
商流SMSは、新入社員でも、詳細なレクチャーを受けることなく、画面のイメージだけでもカンタンに習得できます。
全ての項目で、「愛情設計」にて仕立ててあります。
サーバのメンテナンスやデータのバックアップも御社サイドでは全く不要となります。
契約内容に応じて、最新機能も丁寧にご案内申し上げます。
どうしてもの場合は、スカイプなどを通じ、真横の席に座るような感覚で、保守させて頂きます。
Q7. サーバを自社に構える必要がない、とのことですが、セキュリティ上本当に心配ないのですか?
そうですよね、ご心配されるのは至極当然です。
が、しかし、お客様の会社に置いておけば、本当に安心でしようか ?
セキュリティやデータの情報が漏れるのでは? とおっしゃる方も多くおられます。
では、メールの情報などは、如何お考えでしょうか?
メールサーバを自社で備えてない企業さまは、近くのプロバイダーさんのサーバをお借りしておられると思います。
セキュリティが! とおっしゃられる方でも、沢山の営業データや原価をスラスラとメール送信しておられますよね?
送信時に、ご心配ですか?
最近では、ぱるる貯金やネットバンキングですら、Web経由でパスワードを入力して、入・送金に利用されています。
このように、多くの方は『本来のセキュリティのイメージ』が、曖昧のままご利用になられておられます。
SMSは、Webではなく、専用回線(地下道・専用道)を利用した暗号化されたデータ通信上にあります。
その意味では、一定レベルで安心安全です。
但し、NTTデータですら情報漏洩があったり、株式のシステムですらダウンすることもありますよね?
そう言う意味では、100%とは申し上げられません。
どうしても と言うご要望であれば、サーバ料などが付加されますが、御社内に設置することも可能です。
但し、保守用にVPNルータを利用したアクセスラインが必要となります。
Point★ データの安全性については、カンタンにバックアップできますのでご安心下さい。
Q8. 入力データをバックアップしておきたいのですが、カンタンにできますか?
ご心配なく、カンタンにできます!
商流SMSでは、サーバ管理の負担をお掛けしない代わりに、定期的にデータをバックアップして頂きます。
このことにより、互いのリスクを減らせます。
カンペキにデータを保全することは、巨額な投資を必要とし、運用費用も上がりますので、ご理解をお願いします。
特に、会計システムのJDL IBEX 出納帳とデータ連動させる場合、データのバックアップは必須作業となります。
Point★ データの安価で確実な保全は、バックアップで対応できますのでご安心下さい。
Q9. 入力したデータの機密性や、外部からの不正アクセスの心配はありませんか?
ご安心下さい。
通信時のデータの暗号化は当然のことですが、単一コードでしかアクセスできない安全安心なVPNの仕組みです。
データは、24時間365日ミラーリング形式で常時バックアップをしております。
銀行レベルとは申しませんが、極力安全な運用に努めています。
ご存知のように、Yahoo!オークションなどでのオンラインショップでもID/パスワードだけで管理されています。
また、銀行決済ですらWeb経由で行われておりますので、ご心配なくご利用下さい。
それよりも、御社の営業データをメール添付して、無料のプロバイダーで送信するほうが、数千倍危険な行為です。
Q10. 入力データを手元で管理したいので、自社内に「基幹サーバ」を構える方式で導入できますか?
可能です。
専用サーバが必要となり、Net形式に比べてご契約料金が約1.5倍となります。
システム環境や保守は、基本のNet形式と全く同様にご利用頂けます。
保守に関しましてはNet形式同様に、遠隔にて保守致しますし、テレビ方式によるメンテやサポートも可能です。
Q11. システム構想には、実際の流通業界の現場の取引を知り尽くした人の意見が盛り込まれていますか?
ご安心下さい。 弊社は創業八十年 頑固一徹にメーカーに徹して商いをして参りました。
商流SMSは、現状の実務と乖離している市販のパッケージソフト製品とは、参加メンバーと基本構想が全く異なります。
業界再編が報じられる中、もうシステム業界に任せてはおられない!との思いで開発したシステムです。
ですので、弊社製品同様、あらゆる処にまで細かい心遣いと愛情が入っております。
商流SMSは、元システム会社のプログラマーではなく、元食品・衣料・住生活メーカーの管理責任者が首謀です。
商社・元大手量販店のシステムマーチャンダイザー・量販系運送会社・会計事務所なども参画致しました。
極力システム用語は用いておりませんので、どうぞご安心下さい。
Point★ 最終目標は、納品側のメーカー・問屋が纏まって安価なコストで運用できる「ネット問屋SMS網」です。
Q12. データはどの程度の期間、蓄積可能ですか?
ご安心下さい!
古いシステムのようにデータ容量の制限がない為に、導入時から半永久的に蓄積できます。
その為、月次更新や年次更新と言った手間もなく、過去のデータの検索や訂正もカンタンにできます。
当然、前年に遡っての訂正もできますので、様々な調整が可能です。
Q13. インターネットを経由したシステム入力の処理スピードは、遅くないですか?
ご安心下さい!
傍にサーバを据え付けているのと同じスピードでご利用頂けます。
その為には、御社の端末が光通信のネット環境下にあるのが一番望ましい状態です。
一部のエリアでは、まだ光回線が開通していない場合がありますので、導入の相談時に調査致します。
Q14. システム導入時に、何日も導入教育の時間が取れませんし、サポート面はどうなるのですか?
ご安心下さい!
1日集中して頂ければ大丈夫です。
視覚的に、目的別の作業メニュー配分をしていますので、担当ごとに手順を覚えて頂くこともできます。
サポート面では、テレビ電話にもなる無料の「スカイプ」を用いて画面を提示しながらご案内もできます。
電話の声だけで説明するのではなく、サポート側の画面を閲覧しながら説明をお聞き頂けます。
※ 通話料無料のSkypeの説明は こちら
Q15. 商流SMSのセキュリティは、どのような設定になっていますか?
ご運用上とハード的な面での説明を致しますので、どうぞご安心下さい。
【ハード面でのセキュリティ】
御社にサーバを設置しないクラウド形式での契約の場合。
データは、弊社サーバ(データのバケツ)で保存し、常に他の予備サーバにもミラーリング(データコピー)保存されます。
そのサーバのアクセスのセキュリティ解除手順に関しては、対外的な面から説明はできません。
正直100%安全か? と問われると、NTTや経産省や防衛省でも外部から不正アクセスされる世の中なので、?が残ります(汗)
【運用上でのセキュリティ】
マスタ登録画面や会計出納処理や経営データの画面など、アクセスする画面により ID/パスワード が設定できます。
担当者によっても、職位によってもアクセスできる項目を指定することも可能です。
※ システム導入時の打ち合わせ時に、必要に応じてセット致します。
Q16. グループ会社同士での取引があります。 片方の入力で在庫など、相手のデータと連動できますか?
ごオプションとなりますが、対応可能です。
商品マスタ/品番を同一にしておけば、片方が[移動]すれば、片方は[受入]としてデータ連動します。
この機能は、グループ会社さまの通信環境や、商品マスタの設定具合で、初期設定費用が異なります。
いずれも、「分類コード」が共通しておくことが基本となります。
お問い合わせの折に、お申し出下さい。
Q1. 年商5億円程となり、量販の納品が増えて、「市販のパッケージソフト」では使えなくなりました。
「業務用のパッケージソフト(統一伝票対応)」なら、量販店相手に使えるのではないかと思うのですが?
1対1の取引や、統一伝票が介在しない取引ならば、業務パッケージソフトでも十分使えます。
量販相手に、と本気でお考えなら、業務用の基本パッケージソフトでは対応できません。
主な理由として
● ターンアラウンド形式に対して管理項目が足りないこと (カスタマイズに多額の費用がかかります)
● 商社・問屋などを経由した取引の場合、複雑な帳合処理に対応できないこと
(手計算を中心とした残務処理が激増します)
● 本体の業務入力が、会計の勘定科目に直結していないこと (会計処理に、再入力の人手が必要となります)
などがあります。
具体的に、御社の事務手順と照らし合わせてみて下さい!
このような項目が登録できるか、の判断をしてみては如何でしょう?
販売管理だけでも、もっとあります。
これに「発注」「仕入」「在庫」「見積り」「受注」「出荷」「データ検索」「帳合処理」「会計処理」の確認が必要です。
足りない処理項目は、カスタマイズが必要となりますが、非常に費用も時間もかかります。
パッケージソフトは、自社の事務処理をよく分析されて、
今以上に処理が進むように選択を決定されるとよろしいかと思います。
Point★ 量販店を相手に直取引をする場合、データ納品が必要となります。
パッケージソフトでは、ぜったい対応できません。
確 認 項 目 | 代 表 的 な 確 認 事 項 例 | |
《得意先》 | 親子関係・帳合関係の登録や、納品先の店舗コード | |
《商品区分》 | 自社商品と帳合先と取引先ごとの商品区分 | |
《帳合先》 | 多段階の帳合先項目 | |
《商品コード》 | 自社商品と帳合先と取引先ごとの商品コード | |
《伝票区分》 | 自社と帳合先と各取引先ごとの伝票区分 | |
《直送先》 | 複数箇所の配送先項目 | |
《委託商品》 | 仕入と販売と在庫に関する委託商品項目 | |
《受注》 | 受注データと販売と出荷の連動 | |
《入数・箱数》 | ダブル、ケース、ボール、ピース などの単位や不定単位 | |
《単価》 | 直接原価、製造原価、総原価、棚卸単価、卸売価、小売売価など の複数の単価項目 | |
《リベート》 | 帳合先の商品マスタに関係するリベート算出 | |
《出荷指示》 | 出荷指示明細 | |
《請求》 | 帳合関係の請求 個人と法人の請求 | |
《商品の混載》 | 商品区分の異なる商品や非課税品などの混載仕入・納品 | |
《通販》 | 通販の個人の顧客登録 |
Q2. 複数の業務用パッケージソフトを組み合わせて、会計ソフトと連携できますか?
残念ながらムリです。
会計処理のソフトと、仕入から販売・在庫・出納などの業務データは、連動できません。
両データとも、種類が異なります。
業務処理のパッケージソフト
…処理項目内容にもよりますが、
基本項目の「発注」「仕入」「見積り」「受注」「売上」「在庫」「出納」の各データは、業務用データです。
つまり、この時点では会計処理の為の業務用データと勘定科目は、リンク(連携)していません。
会計処理のソフト
…処理項目内容にもよりますが、
会計ソフトは、主に
1. 業務データの明細を含まないデータ
2. 経費を中心とした出納データ
を、勘定科目に結び付けて決算形式で処理しますが、いずれも業務用データと勘定科目はリンク(連携)していません。
商流SMS
世界で唯一商流SMSは、経費も業務データ同様に入力できます。業界初!
つまり、業務用データと会計用データがリンク(連動)します。
※ 業務データの各入力項目が、会計処理の勘定科目とリンク(連携)しています。
結果、会計データに再入力する必要はありません。
Point★ 会計ソフトは、単なる決算処理システムとして通過させるだけの存在となり、
会計データと業務データの誤差が無くなります。
Q1. 伝票の入力作業の効率を上げる為、入力の手間を減らす工夫がありますか?
ご心配なく!
入力に必要なデータや参考画面は、自動でポップアップされます。
また、極力「入力の二度手間」を徹底して削減しました。
例) 発注データは、そのまま「仕入データ」「発注残データ」に連動します。
例) 受注データは、受注残データや売上 ⇒ 出荷指示 ⇒ 出荷残データに連動します。
例) 毎回同じ注文処理をする場合、伝票の呼び出し機能により、複製コピー ⇒ 編集でカンタンに処理が終わります。
例) スキャナー発注機能(OP)を追加すれば、⇒ 自動でFAX発注・データ発注送信され、発注データとして取り込みます。
例) 自社商品マスタを設定すれば、仕入先・各帳合先・販売先へとコピーができます。
特例) グループで利用されると、発注データがそのまま先方の受注or売上データとなり、両社の在庫とも連動します。
Point★ データの二度手間の入力をなくし、誤入を極力減らすことがこの機能の目的です。
Q2. 取引先や帳合先により、伝票や報告書や単価表示が必要・不要だったりするのですが、対応可能ですか?
対応可能です。
登録設定でも指定できますし、変更もできます。
特に帳合取引があると、ご心配の部分は欠かせませんよね? そこがまた事務処理を煩雑にする原因でもありますね。
SMSは、取引先さまに応じて、必要な帳票類・伝票類の出力の是・非や、単価表示・非表示は全て選択設定できます。
勿論、帳合ルート先への非表示設定も可能です。
ご安心下さい。
Q3. 管理したい商品単価が、複数必要なのですが、全ての帳合先ごとにも設定できますか?
はい、可能です。
統一伝票(ターンアラウンド・Ⅰ型)には、納品原価・店頭売価があるように、自社用には沢山の単価管理が必要です。
例えば、最大【6種類】の単価が設定できます。 製造単価・棚卸単価・卸単価・販売単価・メーカー上代・その他 など。
また、帳合先ごとにも単価設定ができますので、メモを参考にしなくても、その差額でリベートなどを自動算出します。
必要とされる単価を設定して頂ければ、それに応じたデータの検索が可能となります。
Q4. 「取引先の委託品 (預かり在庫)」があるのですが、その管理はできますか?
オプションとなりますが、設定可能です。
委託品は伝票区分の委託コードで管理します。
【委託販売の場合】
受注から売上にする前に、伝票区分の 【委託】 を選択して、通常通りに出荷します。
取引先から売れた数量の報告があって、初めて売上としてカウントされます。
【委託仕入の場合】
発注から仕入にする前に、伝票区分の 【委託】 を選択して、通常通りに仕入処理をします。
売れた数量の報告を先方にして、初めて仕入としてカウントします。
在庫棚卸も「実在庫」としては即連動しませんが、実伝票の在庫の増減を基に加減します。
Q5. 消費税の設定は、取引先により異なるのですが、対応可能ですか?
ご安心下さい。 支払いも請求も、お取引先の条件に合わすことができます。
伝票の内税・外税・行別・伝票別・請求別・締め日別などにも対応しています。
また、将来予定されている「商品分類別の消費税設定」も可能です。
※ 年度末締め日は、JDL IBEX 出納帳に従い20日締めでも、月末で締められるようにプログラムしています。
この設定以外の設定が必要な場合は、変更致します。(有償)
Q6. スーパーなどへの納品対応が必要なのですが、商品分類は何段階まで設定できますか?
ご安心下さい。
基本的に、大手スーパーが設定している最大第3分類(10*10*10=1,000小部門)まで区分が可能です。
第一分類が0-9、第二分類が0-9、第三分類が0-9、までとなっております。
第一分類の一分類に第二分類が含まれ、その一つに第三分類が含まれます。
例) 【213】コードの場合、[2]が「一般食品」、[1]が「加工品」、[3]が「粉末材料」となります。
Q7. 生活雑貨メーカーですが、備考欄へのメモ入力が必要です。
入力名がターンアラウンド項目名と異なる場合の対応は可能ですか?
ご安心下さい。
基本的に、必要とされている入力文字数によります。
入力画面の作業項目名の変更であれば、カンタンに御社仕様にできます。
SMS内の備考欄であれば、どのような内容(特に必要とされる文字数)を提示頂ければ、可能な限りは対応致します。
どうしても特別に入力項目が必要な場合、
ターンアラウンド伝票には、沢山空欄がありますので、そちらに表記するようにカスタマイズもできます。
Q8. 「収入印紙」のように、非課税品目が一つの伝票に混ざる場合が時折ありますが、対応可能ですか?
はい、お任せ下さい、対応可能です。
滅多にはないことでしょうが、発生すると消費税計算が狂ってしまうので大変困りますよね?
Point★ 通常入力のデフォルトは「課税」となっていますので、【レ】を外すことで非課税となります。
Q9. 統一伝票以外に、オリジナル帳票があるのですが、カスタマイズは可能ですか?
可能です。
SMSでは 「取引先の商品マスタの設定分類コード」 を自動適応できるように設定できます。
基本項目が、統一伝票(ターンアラウンド・Ⅰ型)から転用します。
追加費用は、月額ご利用料金にプラスまたは、期間を延長してご利用いただけます。
ご利用途中での変更・追加開発が発生した場合、
ご利用料金を改定するか、該当契約期間を延長し、毎月のご利用料金の予算内でご利用頂けるようにします。
過剰な変更や追加開発に就いては、その都度お見積りを申し上げますので、ご安心下さい。
Q10. 事務処理の目的でもある 今月度の正しい 【請求額】【支払額】のように、一覧できる機能はありますか?
複数の事務員で処理をしていると、毎月のように正解の数値が分からなくなる場合があります。
あります!
大勢で事務処理をしていると、どこまで処理をしたのかさえも分からなくなるケースがありますよね?
商流SMSでは、
買い掛け・売り掛けの元帳の一覧と出納帳と請求書の印字確認 が一覧でできるようになっています。
このことにより、誤差項目が【0】表示であれば、当月の処理は問題なく処理ができている、ということになります。
誤差があれば、その明細を辿れば処理が素早くできます。
Point★ 実は、この部分が商流SMSの求める「答え」の部分となります。
Q11. 支払い・請求の締めサイトの件です。 通販事務・店頭販売もあるので、随時の締め処理が必要なのですが?
随時処理もできます。
事業部が多くなると、パッケージのような単純な締め処理では対応できません。
商流SMSでは、
所定の締め日設定以外に、随時処理機能を付加設定できるようにしています。
特に、通販や店頭販売を抱えると必要不可欠の処理となります。
Q12. 出納に連動して【振替伝票】を切る作業がありますが、対応可能ですか?
対応可能です!
振替伝票に関連して、各社各様の使い方がありますので、ご相談も可能です。
SMSは、振替伝票を期日と連動して登録する機能(印刷可能)ですので、手書きで伝票を書くことは不要となります。
振替金額を、貸方・借方の勘定科目に区分して登録すると一覧で管理することができます。
当月処理に必要な全ての振替伝票を、一括して会計ソフトに転送設定できるようにしています。
Point★ この振替伝票の機能は、商流SMSだけが備えている機能です。
Q13. 支店ではなく一部だけ親会社に請求 とか、複数の帳合先ごとに請求・納品書発送 など、カンタンにできますか?
スラスラ・テキパキできます!
流通業界初の帳合管理と親子設定のW機能を搭載!
《帳合対応機能》
帳合取引を管理する術は、これまではベテランの事務員Aさんの専売特許でした。
Aさんが休むと事務が回らない原因でもありましたよね?
しかも、複数段階の帳合を管理するとなると、かなりのベテランでなければ処理できませんでした。 電卓フル稼働で(>Q<;
商流SMSでは、新入社員の方でも、複雑なリベート処理などもスラスラ・テキパキと処理ができます。
帳合は、なんと無段階で設定ができます !
《親子設定機能》
本社と支店のように、親子関係がある取引先に対して、まとめ請求・個別請求も可能です。
また、請求漏れ・支払い漏れを防ぐ為、各締め処理作業も自動化しています。
例えば、実際には関係ない企業同士をグループに見立てて仮親子とし、
エリアの市場データ分析として閲覧することも可能です。
勿論、取引データの分析・請求に対しても、スムーズに対応できます。
こんなウルトラワザができるのは、オリンピック選手と商流SMS以外にございません。
Point★ 実は、事務処理の手間で、この正しい請求作業が一番手間がかかる業務です。
Point★ 特に、「帳合取引」におけるリベート算出は大変手間のかかる処理です。
Q14. 支払い先ごとの支払い額・日程を、一覧で分かり易く見られますか?
できます ! 買掛元帳・売掛元帳の機能が大活躍します。
支払い金種も口座管理も日程一覧にして分かり易くできます。
取引先毎に、支払い金種などを設定できますので、支払い処理に大変便利です。
Q15. JDLへのデータ一括処理が可能とのことですが、勘定科目の設定はどうするのですか?
商流SMSは、JDL IBEX 出納帳の初期設定に連動し全てのデータをエクスポートします。
補助科目で別途設定される場合、その科目に連動しますので、
JDL IBEX 出納帳に業務データを再入力する手間が100%省けます。
例えば、新聞代などの支払いも、諸経費項目で勘定科目区分しておくことで、
一度にJDL IBEX 出納帳にデータ移行することができます。データの排出は、JDL指定のEXCEL形式です。
一度データ移行した後から再度データを移行すると上書きされますので、JDL IBEX 出納帳上でデータを退避しておきます。
Point★ 諸経費も含めて全ての伝票を入力しておくことで、JDL IBEX 出納帳に業務データなどを再入力することなく、
一括して移行することができます。
Q16. TKCの会計処理では入力した科目の変更はできません。
商流SMSではJDLと同じように勘定科目の修正ができますか?
できます。
【TKCの場合】一度入力した仕訳の修正ができない為に、マイナス入力を必要とするなどの操作が必要です。
商流SMSでは、「JDL IBEX 出納帳」に従った操作が可能です。
特に、買掛処理では、現実的に伝票の漏れや請求単価の訂正がありますから、敏速に対応できます。
Point★ オプションとなりますが、JDL以外の会計ソフトにも出力可能です。
Q17. 複数の帳合先に対して、リベート処理業務があります。
リベート処理計算 → 支払い明細 → 報告書 → 送り状 を自動化できますか?
業界初! できます!
『取引条件』にそれらの設定しておくことで、リベート額を自動算出します。
この機能は、「帳合取引」に利用することができます。
各帳合段階に応じたリベートを自動計算しますので、電卓作業を全て省力できます。
Point★ 複数の帳合先があっても、
全ての帳合先へのリベート算出が自動コントロールできるのは、世界で商流SMSだけです。
Q18. 仕入支払・販売請求に対する精査業務を、一覧で簡略化できますか?
できます。
一般ソフトにはない機能を含めて独自の「買掛け元帳」「売掛け元帳」の機能があります。
当月支払う額・入金される額も、一覧で確認することができます。
事務処理の専門家により、見易いように項目の配置に配慮致しました。
Q19. 【買掛け元帳】【 売掛け元帳】に関する他社のシステムにはない、何か便利なプラス機能はありますか?
あります。
例えば、“0”取引の先様を非表示にすることによって、買掛・売掛の両元帳ともに、大変閲覧し易い内容となっています。
Point★ 実は、0取引の取引先を正確に判別することは、結構手間の掛かることであり、それを自動処理する機能です。
Q20. 年度末や期中の【締め日(残高)】と【月末(残高)】の手計算に毎月毎年苦労しています。
弊社は月末締めですが、20日締めの取引先があり、1日から月末までを自動計算したいのですが、対応可能ですか?
できます!
請求書の締め日と、決算日の関係を正確に把握されておられることが重要です。
商流SMSでは「締め日の残高」と「月末の残高」の両方が管理できるようになっています。
しかも、消費税誤差は1円も生じません。
月末決算の企業で、請求書の締め日が月末の場合、未入金の請求書の金額が売掛残でも問題はありません。
が、締め日が20日とか10日の取引先は、締め日から月末までの売上は請求書を発行していなくても、売掛残となります。
当然、仕入れ/支払いの買掛も1日~月末で集計されます。
Point★ 担当されている会計事務所さんの方針で、いろいろな処理がありますので、事前にご相談下さい。
Q21. 会計で年度外の処理を誤っていた場合、前年度に戻ってカンタンに修正出来ますか?
できます!
例えば、「前年度の○月の仕入れ額の間違いが見つかった」という場合ですよね。
SMSは、会計年度の年度処理をしませんので、極例すると、何年前の内容も訂正可能です。
過去の一部を修正しても、連動するデータは全て自動修正されますので、手作業で月毎に修正する必要は全くありません。
Point★ 担当されている会計事務所さんの方針で、いろいろな処理がありますので、事前にご相談下さい。
Q22. 業務データを、市販の会計ソフトに再入力する手間を省きたいのですが、対応可能ですか?
できます!
JDL IBEX 出納帳がありますが、そちらに吸い込めるように一発排出できます。
商流SMSでは、入力項目別に勘定科目を設定しておけば、
会計ソフトの勘定科目に自動で対応し、再入力の必要はありません。
Point★ 会計ソフトは、一度データを取り込むと上書きしますので、前月データを保存退避させておくと復旧に便利です。
Q23. 【熱光熱費】や【燃料代】や【新聞代】などの経費項目は、別途会計ソフトで入力するのですか?
全て商流SMSで入力します。 全てのデータが勘定科目と連携します。
JDL IBEX 出納帳がありますが、そちらには吸い込み処理だけをさせるといいと思います。
商流SMSでは、入力項目別に勘定科目を設定しておけば、経費項目でも全て会計ソフトの勘定科目に自動で対応します。
再入力の必要が省け、入力時の誤入も防げます。
但し、科目設定は慎重にする必要があります。
Point★ 会計ソフトは、一度データを取り込むと上書きしますので、
追加経費がある場合は、前月データを保存退避させておくと復旧に便利です。
Q24. 相手先の処理ミスで【期ズレ】が発生した場合の伝票処理は、カンタンに修正できますか?
カンタンに処理できます。 前期期中のズレ、前々期であってもできます。
多くのシステムは、単月処理をしますので、
特に決算をまたぐような修正をすると、全ての月のズレを手作業で修正する必要があります。
SMSでは、該当する伝票だけを修正すれば、後は自動処理します。
再入力の手作業の手間が省け、再入力時の誤入も防げます。
自社が月末締め・決算の場合、10日/20日などの締めがある販売先相手は要注意です。
伝票締め前後の仕入れ・納品がないか、注意が必要です。
Point★ 税法では
●「出荷基準」
●「検収基準」
●「使用収益開始基準」
●「検針基準」
の4基準があり、いずれか一つで毎回継続して運用されていれば、どの基準でも問題ありません。
が、毎回相手に合わせるなど違う場合は、「期ズレ」が発生しますので、要注意です。
Point★ 法人税基本通達2-6-1
「法人が、商慣習その他相当の理由により、各事業年度に係る収入および支出の計算の基礎となる決算締切日を
継続してその事業年度終了の日以前おおむね10日以内の一定の日としている場合には、これを認める」
この10日がボーダーなので31日が入る決算月は、11日以上となり、修正対象となり易いのでご注意を!
Q25. 相手先の処理ミスで【期ズレ】が発生している取引先が、カンタンに分かる機能はありますか?
あります。 一覧で見つけることができます。
前述のように多くのシステムは、単月処理をしますので、特に決算をまたぐような請求・支払いの自動処理はできません。
つまり、相手からの入金予定連絡がない限り、支払い日をメモして実入金を確認するしかありません。
また、商流SMSでは、該当する伝票だけを修正すれば、後は自動処理します。
再入力の手作業の手間が省け、再入力時の誤入も防げます。
再度申し上げますが、自社が月末締め・決算の場合、10日/20日などの締めがある販売先相手は要注意です。
伝票締め前後の仕入れ・納品がないか、注意が必要です。
Q26. 食品問屋ですが、「連続入力が可能な入力支援機能」がありますか?
ほぼ同じ内容の帳票を入力することが多く、毎回最初から入力することが大変手間です。
SMSには「まるまる伝票のコピー機能」があることは理解していますが、明細行や選択項目の途中までを残したまま、
最低限の必要な個所だけを入力すれば済むようにできればと思うのですが。
可能です。
次の伝票入力に残す項目や範囲を指定して頂ければ、対応可能です。
但し、入力に慣れてくると、伝票の種類によっては反対に残る事が邪魔になる事もあるので、事前に十分検討して下さい。
Q1. チェーン店舗の品切れなどで、センター名での直配対応が増大しています。
センター名や帳合先指定名での伝票発行ができますか?
お任せ下さい!
業界初! 御社名でなく、配送センター名で伝票・送り状が出力できます。
御社名でなく、出荷依頼先の全ての帳合先名で納品伝票や各帳票類を発行できる業界で唯一のシステムです。
また、帳合先さまの要望により、単価の非表示・納品場所の複数登録・報告書の印字設定などの機能があります。
Point★ 帳合取引においては、直配が増えている現状があり、一般のシステムでは対応できません。
Q2. 直接取引きだけではなく、何段階もの【帳合取引】が多い取引環境です。
それに連動した報告書・リベート計算・納品書なども必要なのですが、対応可能ですか?
お任せください。
商流SMSの重要機能の一つです。自慢なのですが、業界初です!
10段階以上の帳合取引にも対応可能で、リベートや報告書を含む帳合に関する全てを管理できます。
段階別の原価・売価設定や各種伝票などへの出力も自動化されています。
また、自社商品マスタから帳合先毎に商品マスタを次々に全コピーすることができますので、マスタ設定も大変容易です。
Point★ 帳合取引の事務処理は、これまでシステム化されることはありませんでした。
一般のシステム会社さんでは、この処理の基本を理解することは不可能です。
Q3. 複雑な取引が多く、事情通の年配社員に頼らざるを得ません。
商流SMSを導入することで事務の効率化に役立ちますか?
お任せ下さい。
これまでは、システムで管理できない複雑な取引手順は、電卓やメモやベテランさんに頼っていましたよね?
商流SMSでは、徹底してそれらのメモ類や関連資料をシステム化して、データベースに収納できるようにしました。
300帳票程度であれば、一人で1時間程度あればメモも見ずに、テキパキと処理ができます。
また、正確に、リアルタイムに関連データの画面を自動表示しますので、エラーの少ない処理業務となります。
信じられないかも知れませんが、出荷などの問い合わせの電話が激減します。
急な問い合わせにも、本当に瞬時に該当のお取引先さまを呼び出して対応できます。
Q4. 取引先によっては、配送先が異なるケースが多々あります。
送り状に、複数箇所の設定ができますか?
できます!
お取引先さまの事情によって変わるケースでも、配送先を複数設定しておくだけで選択設定できます。
配送先名だけでなく、請求書の宛先・報告書の宛先・ラベル印刷内容も変更設定できます。
前述の「帳合」にあるように、御社名ではなく納品元の名前でも出力できます。
Q5. 出荷直前になって、数量変更依頼やキャンセルが度々あります。
取引内容の変更に、即!対応可能ですか?
ご安心下さい。
出荷残の管理や、様々な入力画面全てに複数種類の検索機能を搭載していますので、素早い検索が可能です。
受注状態での検索や、売上後の出荷残の管理や再出荷の対応もできます。
商流SMSでは、全ての項目で複雑な複数の5種類以上の検索機能を搭載しています。
(日別並び替え・データ順位の並び替え・絞込み・地域順・担当順・音順・ID順など)
すばやい呼び出し対応により、急な変更・留め置きにも対応できます。
Q6. 帳合先に対して、自社名以外での納品書・請求書発行ができますか?
報告書と封書の宛先が異なる場合も対応できますか?
可能です。
センター名や商社さんなど、帳合先名での納品報告書や請求書発行(業界初!)も可能です。
報告書の宛名指定/単価非表示など、実務に則した設定ができますし、単価の表示・非表示も選択可能です。
前述しましたように、送り状・報告書・ラベルも自由に設定できます。
Q7. 大手量販や全農や生協または、運送会社との【EDI (データ通信報告)】に対応できますか?
可能です。
発注システムを先方から有償で利用せずとも、出荷指図も含めてデータ(テキストモード)で対応できます。
お取引先さまが指定するデータの配列に合わせてカスタマイズをすることも可能です。(オプション/有償)
Q1. 帳合が5段階ある取引先があります。 現在使用しているパッケージソフトでは3段階が限度です。
帳合は、無段階で管理できます!
流通業界初の帳合管理機能を搭載!
《帳合対応機能》 無段階帳合設定機能 + 帳合先商品マスタ登機能 + 納品報告書 + 宛名書
帳合取引を管理する術は、これまではベテランの事務員Aさんの専売特許でした。
Aさんが休むと事務が回らない原因でもありましたよね?
しかも、複数段階の帳合を管理するとなると、かなりのベテランでなければ処理できませんでした。 電卓フル稼働で(>Q<;
SMSでは、新入社員の方でも、数日で複雑なリベート処理などもスラスラ・テキパキと処理ができます。
帳合は、なんと無段階で設定で、帳合先毎の商品マスタもコピー機能でカンタン設定できます!
帳合が外れたり、復活する場合も、カンタンに復元できます。
勿論、取引データの分析・請求に対しても、スムーズに対応できます。
Point★ 実は、事務処理の手間で、この正しい請求作業が一番手間がかかる業務です。
Point★ 特に、「帳合取引」におけるリベートの算出は大変手間のかかる処理です。
Q2. 業務用パッケージソフトですが、
【帳合先の商品マスタ】がなく、単価設定・リベート計算に大変手間が掛かります。
対応できます!
「帳合」だけでは、商品情報や関連事項にメモと電卓が必要になります。
《帳合先商品マスタ》
帳合先ごと(無限)の商品マスタが設定できます。
自社商品からカンタンに転用できる、ラクラク設定機能です。
帳合のリベートも自動算出しますので、電卓は不要です。
Q3. 業務用パッケージソフトですが、「報告書印刷機能」だけで、その後の「報告書の処理」に大変手間が掛かります。
カンタンに処理対応できます!
「帳合の報告書」の事務処理の自動化は大変難しいものがあります。
《報告書の処理》
報告書は、自動で印刷します(自動印刷は選択可能)
報告書の「報告先」「報告元」「郵送先」「郵送元」これら全てが異なる場合でも対応可能です。
Q4. 帳合先によっては、報告書の単価の表示・非表示が必須ですが、対応可能ですか?
基本中の基本、対応できます!
上位の帳合先への報告事情に対応できます。
《単価の表示・非表示》
報告書の単価の表示・非表示は、帳合先マストの設定を行う時点で、設定・変更ができます。
Q5. 帳合の商社だけでなく、親(本社)・子(支店)関係の取引先があり、請求が本社1本だけではない場合があります。
商社対応しつつ、親子グループでも「請求だけ」が分かれる場合ですね?
対応できます!
《帳合設定機能》 実際の親(本社)・子(支店)でありながら、在る支店だけが直接請求になるケースを含む
本社と支店のように、親子関係がある取引先に対して、まとめ請求または、個別請求設定が可能です。
A店だけ直接請求で、他店は本社に、など。
また、各段階別のリベート支払い漏れ・納品報告書作業も自動化しています。
帳合処理を自動化することで、事務の現場は面倒なリベート処理から開放されます。
Point★ 商流SMSは、帳合関係にある間柄のみ「請求作業」が成立します。
Q6. 親(本社)・子(支店)関係にありつつも、子(支店)が独立採算制の事業環境です。 グループデータとして見たい場合は?
同じグループでも「請求」が分かれる場合ですね?
対応できます!
《親子設定機能》 実際の親(本社)・子(支店)だけでなく、仮登録 → 検証も可能
本社と支店のように、親子関係がある取引先に対して、まとめ請求または、個別請求設定が可能です。
A店だけ直接請求で、他店は本社に、など。
しかし、営業データとしては一緒に管理したい! という場合ですね。
商流SMSでは、全く関係のない取引先を、仮の親子関係のグループとして設定ができます。
仮のグループとは、 例えば、在る地域の商品の納品先の企業同士をグループに見立てて [仮親子] とします。
このことで、その地域の商品市場のデータ資料などとしても利用することができます。
Point★ 商流SMSは、仮の親子設定では請求は成立しません。
Q1. 勘定科目の異なる商品を一つの伝票で仕入れると、消費税誤差が生じますが、対応可能ですか?
対応可能です! 市販のパッケージソフトでは対応できません。
※ 仕入先の請求方法(消費税の掛け方の請求毎/伝票毎/明細毎など)によります。
※ 自社の消費税の掛け方によっても誤差が生じます。
先方が取引上位の場合、ナカナカ伝票を分けて納品してくれませんよね?
仕入れ作業は、勘定科目の選択からスタート します。
例)
「商品A90円」と「商品B10円」の勘定科目の異なる商品を、仕入先C社の締め日期間内に別々に発注したと仮定します。
当然、2枚の納品伝票(仕入れ伝票)または、1枚の請求書で納品されます(端数切捨て設定)。
納品額と請求額の消費税は、5円となります。
が、科目で振り分けると、商品A90円は、94円に。 商品B10円は、10円に。 計104円となり、1円の誤差が生じます。
商流SMSでは、仕入伝票(支払い)を元に、細分した伝票と連動させて差額があることを掲示します。
処理手順は、所属の会計事務所さんの処理方法に合わせられます。
このことにより、請求された消費税と、支払う消費税の誤差がなくなります。
Point★ 在庫金額合計(消費税込み)は正確ですが、勘定科目の修正誤差の為に明細は1円単位の誤差が生じます。
Q2. 20日締め請求の場合、【売掛金】と【販売実績の月報額】と【消費税の誤差】 が生じますが、対応可能ですか?
算出するデータの期間によります。 下記の例をご覧下さい。
【結論】
同じ「当月」でも、会計に排出するデータと、社内資料の為のデータとでは、計算期間が異なります。
取引先毎に設定した締め日、月末日、算出したいデータの設定期間により、そのズレが生じます。
※ 会社別課税方法(明細毎/伝票毎/請求毎)
(a)・(b):販売先マスターに従う (c):常に明細毎消費税
Q3. 一つの伝票の中に、非課税項目が混じる場合がありますが、対応可能ですか?
対応可能です!
明細毎の【レ】を外すことで税計算から除外します。
取引内容によっては、収入印紙などの租税公課物が混じるケースもあります。
食品とは異なりますが、自動車関係、油脂関係、輸入関係には付き物ですが、対応可能です。
印紙税・証紙・自動車税・重量税・登録免許税・事業用資産の固定資産税・取得税などですね。
切手などの送料を請求する場合は、
切手を単に売買した場合は非課税扱いですが、封書に利用した場合は課税品となります。
Point★ どちらかと言えば、システムを基本にし、間違いのない運用知識が必要となります。
Q4. 一つの伝票の中に、非課税項目が混じる場合がありますが、対応可能ですか?
対応可能です。
▼ 伝票に就いての課税設定方法は
1. 明細行毎の課税
2. 伝票毎の課税
3. 請求毎の課税
▼ 消費税の課税設定方法は
内税・外税・税なし
▼ 端数処理の設定方法は
1. 四捨五入
2. 切捨て・切り上げ
以上の方法があります。
Q5. 仕入先の締め日、消費税の設定仕様によっては、当社のシステムでは消費税端数の狂いが生じます。
それは厄介ですね。 自動で対応できます!
仕入先マスタの登録で、相手の消費税の設定仕様(明細単位・伝票単位・請求単位など)に合わせられます。
同時に、端数処理(切り捨て・切り上げ・四捨五入など)も合わせられます。
市販のパッケージソフトのように、相手が伝票単位・切捨ての伝票を、
(自社)請求単位・四捨五入で登録しても意味がありません。
後々、消費税誤差の始末に膨大な時間と手間が必要となるだけです。
Point★ 勘定科目別の消費税端数に就いては、運用FAQの端数処理と消費税の質問を参照下さい。
Q6. 伝票は合っていても、毎月、販売・仕入共に【請求額に対する支払い額】が合わず、残業が頻発しています。
伝票が合っている ということは、【消費税処理】が原因ですね。 自動で対応できます!
問題は、三つあります。
【問題1】
自社と仕入先・販売先・帳合先など金銭授受関係間の設定で、
消費税の処理方法、端数の処理方法が合致していないのが原因。
商流SMSでは、
取引先マスタの登録で、相手の消費税の設定仕様(明細単位・伝票単位・請求単位など)に合わせられます。
同時に、端数処理(切り捨て・切り上げ・四捨五入など)も合わせられます。
このことにより、相手(正しい内容として)と同じデータを再現できるので、誤差が生じません。
商品単価に少数以下の端数がある場合も同様に、先方との打ち合わせが肝心です。
「切捨て」などのように統一しておかなければ、一円単位の誤差は生じます。
市販のパッケージソフトのように、相手が伝票単位・切捨ての伝票を、
(自社)請求単位・四捨五入で登録するだけでは、誤差は埋まりません。
後々、消費税誤差の始末に膨大な時間と手間が必要となるだけです。
【問題2】
Q1のように、仕入れ伝票に経費などの勘定科目が混在した場合、消費税誤差の自動修正機能がないのが原因。
商流SMSでは、自社で伝票を振り分けすると、消費税の端数で誤差が生じる場合、自動修正を行います。
例)
100円の仕入伝票に対して 「10円が勘定科目A」「90円が資材」 の場合 (発注時点で伝票を分けて発注!)
自社の消費税設定が切り捨て設定では、
105円となるところが、10円と94円で104円となり、合計で〔-1円〕の誤差が生じます。
この場合【会計処理】を優先させますので、請求額の〔105円〕を正解として+1円を掲示処理します。
一方、科目と仕入れに分かれた各仕入額→在庫額は、誤差のあるままの表記となります。
在庫は、在庫受け払い個数×単価×消費税ですので、誤差はでません。
【問題3】
仕入先の処理の間違い(以外と多い)で、時折端数が切り上げや・切捨て・四捨五入になる場合は、
基本的には、まず先方に依頼して請求書を修正していただくことです。
それができない場合は、支払い調整額の欄で調整します。
Point★ 税務処理は、発生主義が基本なので、発注時点で伝票を分けておく必要があります。
Q7. 【軽減税率】を政府が検討しているようですが、どのような対策がありますか? (特に、食品メーカー・経理)
商流SMSでは、早期対応に着手しておりますので、ご安心下さい。
「軽減税率」が一部でも導入され対象業種となれば、伝票単位課税方式が出来ず、明細行単位の管理が中心となります。
当然、これまでとは違う「課税端数処理」が必須となります。
御社の「販売」には関係しなくても、「仕入」に関係してくるかもしれませんよね ?
そうなると、現在の流通のシステムは、ほぼ使えない環境となります。
導入されて慌てるかどうか、は御社の判断次第です。
軽減税率を設けるべきか否かという問題点に就いて、政府税制調査会は次のような発表をしています。
「政策的配慮の必要性と、制度の中立性・簡素性との間の比較考量により判断すべき問題」
として、消費税が10%以上での導入を検討しているように思えます。
流通現場の問題だけでなく、レジの設定や、会計のシステム変更などでも課題も多く、かと云ってモタモタもできません。
SMSでは、最終的には「商品分類」と「商品(単品)」のマスタに税率を設定できるように検討をしています。
軽減税率を導入されると、「販売」だけでなく、「仕入れ」にも影響して参ります。
Point★ 国税庁HP (軽減税率に就いて)
Q1. 食品中心の軽減税率が導入されても、弊社には関係ないと思うのですが? (日用品問屋・経理)
食品関係が主だとは思いますが、残念ながら現時点ではどの商品や区分が対象となるのかは不明です。
例え、販売で関係なくても、仕入れ処理/会計処理で関係してくる可能性があります。
例えば、「新聞」が噂どおり適応されれば、そこだけ税額が異なります。
いつから課税区分の対象となってもいいように、準備をされるとよろしいかと思います。
Q2. 現在の販売管理システムでは【 伝票単位課税 】だけの処理です。
どのようなシステム変更が必要ですか? (食品問屋・経理)
基本的に販売だけでなく、「仕入れ」や「会計」や「請求書」や「納品書」に就いても見直しが必要です。
商流SMSでは準備は完了していますが、できるだけ早い次期に基本構造から見直すことが必要です。
下記の項目を、取引先のシステム会社とご検討下さい。
【商品マスタ】
納品方法はまだ決定していませんが、一枚のまま複数課税品が混在することになる、と想定しています。
「商品」ごと、つまり伝票明細ごとに複数課税が選択できるようにします。
この時点で、これまでのような「伝票単位課税」や、「請求ごと課税」という処理方法(プログラム)は消え去ります。
つまり、課税プログラムの基本構造を全て基礎から変更してもらうことになります。
【課税マスタの設定】
これまでは「1つの課税」or「非課税」の選択と、「税区分」「締め方法」「端数処理」だけでよかったのです。
「税率マスタ」を持つようになるなど、頭になかったシステム屋?さんとしては、晴天の霹靂です。
更には、軽減税率が導入されると、今後はいつ税率が変更になるやもしれません。
その為に、即席的に課税率を当てるような処理をされると、変更の度に多額の費用が必要となります。
【税処理の変更】
会計ソフトに手作業で入力をしている場合は別です。
恐らく会計ソフト会社が税区分や勘定科目設定を変更するでしょうから、お任せでいいでしよう。
但し、大変な仕分け作業となります。
販売・仕入れ・入金・支払いで発生したデータに対して、課税額をどう抽出するのか?
計算方法や集計方法は、会計事務所や、システム会社の考え方で異なります。
が、共通して言えるのは、より税誤差が増える と言うことです。
伝票明細別に税計算しつつ、税別納品ともなると、ますます税誤差が増大します。
慎重に打ち合わせをして下さい。
【伝票表示の変更】
これまでは「税額○○」だけでよかったのが、インボイス[税別伝票]が必要になるかもしれません。
例えば、納品書には税別納品書を求められる可能性もあります。
その為には、納品伝票や請求書内容も税区分対応しておくことです。
Point★ 早めに会計事務所やシステム会社と相談されることをお勧めします。
くれぐれも、場当たり的な処理をされないようにしましょう。